Metodologia sui controlli - Comune di Ardore

COMUNE ARDORE

 

UFFICIO SEGRETERIA

 

Prot.    5094  del  21/06/2013

 

 

 

IL SEGRETARIO COMUNALE

 

Evidenziato che:

L’art. 147-bis del TUEL, introdotto dall’art. 3, comma 1, lett. d), del D.L. n. 174/2012 convertito dalla L. n. 213/2012, disciplina il controllo di regolarità amministrativa e contabile, e introduce al comma 2 il controllo di regolarità amministrativa “nella fase successiva”, da effettuare secondo principi generali di revisione aziendale e con le modalità definite nell’ambito dell’autonomia organizzativa dell’ente, sotto la direzione del Segretario, in base alla normativa vigente.

 

Sono soggette al controllo “le determinazioni di impegno di spesa, i contratti e gli altri atti amministrativi, scelti secondo una selezione casuale effettuata con motivate tecniche di campionamento”.

Il comma 3, dispone ancora che le risultanze del controllo “sono trasmesse periodicamente, a cura del Segretario, ai responsabili dei servizi, unitamente alle direttive cui conformarsi in caso di riscontrate irregolarità, nonché ai revisori dei conti e agli organi di valutazione dei risultati dei dipendenti, come documenti utili per la valutazione, e al consiglio comunale”.

Il controllo di regolarità amministrativa nella fase successiva ha l’obiettivo di monitorare e verificare la regolarità delle procedure e degli atti adottati, evidenziandone la conformità alla legge, ai regolamenti e alle eventuali disposizioni interne.

Il regolamento del sistema integrato dei controlli interni, approvato dal C.C. con deliberazione    n. 08 del 31/01/2013, prevede, all’art. 4, che il controllo di regolarità amministrativa è assicurato, nella fase successiva, dal Segretario, il quale si avvale del supporto del Nucleo di valutazione/OIV (comma 1). Il controllo viene effettuato sulle determinazioni dirigenziali e sulle ordinanze adottate dai responsabili di servizio, sulla base di standard di riferimento elaborati attraverso apposita griglia di raffronto che tiene conto delle leggi, dei regolamenti, degli indirizzi di governo e delle eventuali direttive interne. Gli standard e la griglia sono elaborati dal Segretario, col supporto del Nucleo di valutazione/OIV (comma 2).

 

Il comma 3 elenca gli “indicatori” sulla base dei quali avviene il controllo:

a)     rispetto delle disposizioni di legge e dei regolamenti dell’Ente;

b)     correttezza e regolarità delle procedure;

c)      correttezza formale nella redazione dell’atto.

 

Per quanto concerne il metodo, il comma 4 dispone che il controllo debba essere effettuato su tutti gli atti attraverso un sorteggio casuale effettuato mensilmente dal Segretario in misura non inferiore al 10% del totale degli atti adottati per ciascun responsabile di servizio. Le tecniche di campionamento sono elaborate dal Segretario col supporto del Nucleo di valutazione/OIV.

Chiude il comma 5, in base al quale per ogni controllo effettuato viene compilata una scheda con l’indicazione delle eventuali irregolarità rilevate. Il Segretario, col supporto del Nucleo di valutazione/OIV, predispone un rapporto semestrale che viene trasmesso ai responsabili di servizio e al Sindaco.

 

Oggetto del controllo

L’art. 147-bis impone dunque di sottoporre al controllo di regolarità successiva “le determinazioni di impegno di spesa, i contratti e gli altri atti amministrativi, scelti secondo una selezione casuale effettuata con motivate tecniche di campionamento”.

Tre categorie di atti, dunque, due delle quali nominate (determinazioni di impegno di spesa e contratti), l’altra generica, al cui interno ogni ente ha la possibilità di individuare le categorie con larga autonomia.

Riguardo a tali atti, la scelta ricade su quelli maggiormente qualificanti e che, anche alla luce dei recenti orientamenti dati dal legislatore con la legge anticorruzione n. 190/2012 e con lo schema di D.Lgs. di riordino della disciplina sugli obblighi di pubblicità e trasparenza, sono divenuti oggetto di particolare attenzione, quali per esempio:

 

-          i provvedimenti di concessione ed erogazione di sovvenzioni, contributi, sussidi, ausili finanziari nonché attribuzione di vantaggi economici di qualunque genere a persone ed enti pubblici;

-          le determinazioni a contrarre;

-          le determinazioni relative agli incarichi di collaborazione sia di natura occasionale che coordinata e continuativa.

 

 

 

 

 

Il regolamento interno poi prevede genericamente che il controllo venga effettuato sulle determinazioni dirigenziali e sulle ordinanze adottate dai responsabili di servizio.

 

In sintesi:

Oggetto	Indicatori	Percentuale	Report (destinatari)	Report (contenuti)
-  determinazioni di impegno di spesa -  contratti -  provvedimenti di concessione ed erogazione di sovvenzioni, contributi, sussidi, ausili finanziari nonché attribuzione di vantaggi economici di qualunque genere a persone ed enti pubblici -  determinazioni a contrarre -  determinazioni relative agli incarichi di collaborazione sia di natura occasionale che coordinata e continuativa -  ordinanze adottate dai responsabili di servizio	a)                rispetto delle disposizioni di legge e dei regolamenti b)                correttezza e regolarità delle procedure c)                 correttezza formale nella redazione dell’atto	in misura non inferiore al 10% del totale degli atti adottati per ciascun responsabile di servizio	-     responsabili dei servizi -     revisori dei conti -     organi di valutazione dei risultati -     Consiglio comunale -     Sindaco	-    segnalazione dei “casi di attenzione” al responsabile -    fornire chiarimenti ai responsabili -    emanare circolari esplicative -    impostare o modificare regolamentari e/o prassi -    valutazione complessiva della regolarità delle procedure -     valutazione sulla affidabilità dei dati -    sintesi degli esiti del controllo -    suggerimenti e proposte

 

 

Fasi del processo di controllo

Le fasi del controllo saranno le seguenti:

-         definizione del campione significativo ed estrazione degli atti da sottoporre a controllo;

-         verifica degli standards di riferimento sulla base di griglie di raffronto, sulle quali annotare la presenza o l’assenza degli elementi ritenuti indicativi per ritenere il provvedimento esaminato corretto sotto il profilo amministrativo;

-         le irregolarità riscontrate vengono registrate in un quadro di sintesi che costituisce, insieme a tutte le osservazioni e gli eventuali chiarimenti acquisiti nel corso della verifica, la base della reportistica;

-         la restituzione dei dati avviene con la consegna di reports periodici contenenti segnalazioni di irregolarità degli atti sottoposti a verifica e di una relazione di valutazione complessiva sulla correttezza degli atti adottati e sul peso delle irregolarità riscontrate. Tale relazione lascia spazio anche ad ulteriori analisi, rilievi, raccomandazioni e proposte ai dirigenti  interessati. In questa fase, se emergono irregolarità ricorrenti che si possono imputare ad interpretazioni differenziate delle disposizioni, si interviene con circolari esplicative destinate ai responsabili e/o eventuali proposte di modifiche procedurali e regolamentari.

Risultati

Gli effetti del controllo assicurano alcuni risultati che devono contribuire alla migliore esplicazione delle funzioni amministrative da parte dei responsabili dei servizi. In linea generale:

-         la rilevazione di anomalie rilevanti conduce alla segnalazione dei “casi di attenzione” al responsabile, il quale può eventualmente attivare autonomi poteri di revoca, rettifica o integrazione della DD (determina dirigenziale);

-         i report semestrali rilevano le anomalie al fine di: a) fornire chiarimenti ai responsabili; b) emanare circolari esplicative; d) impostare o modificare regolamentari e/o prassi;

-         il rapporto annuale serve a fornire: a) una valutazione complessiva della regolarità delle procedure; b) una valutazione sulla affidabilità dei dati; c) una sintesi degli esiti del controllo; d) suggerimenti e proposte.

I report semestrali saranno altresì utili, ai sensi dell’art. 148 del TUEL, per fornire al Sindaco il referto semestrale da indirizzare alla sezione regionale della Corte dei conti, relativo alla regolarità della gestione e all'efficacia e adeguatezza del sistema dei controlli interni adottato.

Lo sviluppo delle proposte contenute nei report può portare:

-         al potenziamento dell’attività di consulenza giuridica a supporto dei responsabili dei servizi;

-         all’organizzazione di corsi di aggiornamento sui procedimenti amministrativi e redazione degli atti amministrativi, con riflesso sulla programmazione delle attività di formazione associata;

-         alla diffusione delle griglie di raffronto e degli iter di alcune procedure complesse, che vengono usate come  guida di riferimento nella redazione degli atti;

-         alla redazione e messa a disposizione di alcuni fac-simili per particolari tipologie di atti;

-         alla adozione di direttive cui i responsabili dei servizi si conformano nell’esercizio delle proprie funzioni.

Tecnica di campionamento

Per tutti i tipi di atti sopra elencati sarà estratto un campione rappresentativo, attraverso un metodo e con tempistiche stabilite dal Segretario con apposita nota metodologica, tenuto conto che l’art. 147-bis del TUEL dispone che gli atti da sottoporre a controllo sono “scelti  secondo una selezione casuale effettuata con motivate tecniche di campionamento”.

Per effettuare il processo di controllo, si utilizzerà la seguente tecnica di campionamento:

-         il foglio di calcolo Excel, dotato della funzione che genera numeri casuali (con o senza ripetizione).

Detto strumento consente di estrarre il numero dei campioni delle diverse tipologie di atti, in percentuale in non meno del 10% del totale degli atti adottati. Ai numeri estratti corrisponderanno determinati atti, sui quali verrà effettuato il controllo tramite l’apposita griglia di raffronto.

Griglie di raffronto

L’analisi delle diverse tipologie di atti sarà effettuata attraverso apposite griglie, tramite cui il sottoscritto potrà verificare la rispondenza dell’atto esaminato al modello corretto e correttamente impostato.

In merito alla L. n. 190/2012 (Legge anticorruzione) si forniscono i seguenti dati utili per la corretta redazione degli atti amministrativi e sul comportamento personale.

Il processo di controllo di regolarità amministrativa dovrà essere opportunamente armonizzato col sistema promosso dalla L. “anticorruzione”, che in particolare affida al responsabile della prevenzione della corruzione – il Segretario stesso, secondo il ben noto comma 7 – il compito di proporre il piano della prevenzione, al cui interno dovranno essere previsti, tra l’altro, “meccanismi di attuazione e controllo delle decisioni idonei a prevenire il rischio della corruzione” (comma 9, lett. b) nonché strumenti atti a “monitorare i rapporti tra l’amministrazione e i soggetti che con la stessa stipulano contratti o che sono interessati a procedimenti di autorizzazione, concessione o erogazione di vantaggi economici di qualunque genere…” (lett. e).

IL PIANO TRIENNALE DI PREVENZIONE DELLA CORRUZIONE PRIME MISURE è stato Approvato con deliberazione n. 31 in data 03/04/2013 della Commissione Straordinaria, per come proposto dal Segretario Comunale quale responsabile anticorruzione individuato con decreto sindacale n. 2361 del 27/03/2013.

Le attività a rischio di corruzione sono individuate nelle seguenti Attività:

Attività	Ufficio coinvolto	Grado di rischio
Scelta del contraente per l’affidamento di lavori, forniture e servizi (D.Lgs. n. 163/2006)	Area Tecnica – Lavori pubblici – Ufficio contratti …	Medio
Concessione ed erogazione di sovvenzioni, contributi, sussidi, ausili finanziari, nonché attribuzione di vantaggi economici di qualunque genere a persone ed enti pubblici e privati	Area Amministrativa – Servizi sociali …	Alto
Concorsi e procedure selettive, progressioni di carriera	Area gestione del personale	Medio
Materie oggetto di incompatibilità, cumulo di impieghi e incarichi (art. 53 D.Lgs. n. 165/2001)	Area gestione del personale	Basso
Materie oggetto del codice di comportamento dei dipendenti dell’Ente (art. 54 D.Lgs. n. 165/2001)	Area gestione del personale	Medio
Rilascio permessi a costruire e autorizzazioni	Area Tecnica – Edilizia privata	Alto
Strumenti urbanistici e di pianificazione di iniziativa privata	Area Tecnica	Alto
Rilascio autorizzazioni allo svolgimento di attività di vendita su aree pubbliche	Area Tecnica – SUAP	Alto
Attività di accertamento e verifica della elusione ed evasione fiscale	Ufficio Tributi	Alto
Procedimenti sanzionatoti relativi agli illeciti amministrativi e penali	Polizia Municipale	Alto

Nel corso dell’attività amministrativa e gestionale, questo segretario concorderà, con i responsabili di servizio la rotazione, ove possibile, dei dipendenti coinvolti nell’istruttoria o nel rilascio dei provvedimenti di cui al sopra evidenziato prospetto. La rotazione è obbligatoria nella ipotesi di immotivato rispetto del presente piano.

I singoli responsabili comunicano ai soggetti che richiedono il rilascio di atti e provvedimenti di qualsiasi natura:

a)    il responsabile del procedimento e relativa e-mail;

b)   il termine entro il quale dovrà essere concluso il procedimento amministrativo

c)    l’autorità cui rivolgersi nel caso di ritardo o mancata emanazione del provvedimento.

I responsabili delle aree di attività di cui al par. 2 forniscono mensilmente al Segretario un report sui provvedimenti adottati, al fine di: